PROCEDURA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDLOWOŚCI
ORAZ OCHRONA SYGNALISTÓW
W PRZEDSIĘBIORSTWIE ENERGETYKI CIEPLNEJ „PEC” Sp. z o.o. w Kwidzynie
- Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:
- pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy Spółki;
- osoby działające w imieniu i na rzecz Spółki;
- wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób związane z „ PEC” Sp. z o.o. w Kwidzynie, w szczególności: osoby pomagające w dokonywaniu zgłoszeń nieprawidłowości, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- przedsiębiorca;
- akcjonariusz lub wspólnik;
- członek organu osoby prawnej;
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- Przedmiotem zgłoszenia mogą być, w szczególności:
- naruszenia wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w Spółce;
- naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
- naruszenie praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
- stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;
- działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub poświadczenie nieprawdy, itd.;
- naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;
- działania zmierzające do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych
w punktach 1-6.
- Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności:
- podmiotów powiązanych z Przedsiębiorstwem Energetyki Cieplnej „PEC” Sp. z o.o.
w Kwidzynie; - osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania Spółki;
- pracowników i współpracowników Spółki w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz;
- podwykonawcy lub innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonaniem umowy zawartej ze Spółką;
- pracownika lub współpracownika lub osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał
w związku z wykonywanie umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę ze Spółką.
- Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane za pomocą:
- dedykowanej skrzynki mailowej – sygnalista@peckwidzyn.pl lub
- poprzez wypełnienie karty zgłoszenia i formularza – wzór stanowi załącznik nr 1 dostępny pod adresem: peckwidzyn.pl lub
- osobiście w Sekretariacie Spółki lub
- telefonicznie pod numerem telefonu 55 2793847 lub
- pocztą na adres Spółki – Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej „PEC” Sp. z o.o.
Słoneczna 1, 82-500 Kwidzyn lub - w drodze zgłoszenia anonimowego.
- Zgłoszenie nieprawidłowości powinno zawierać w szczególności:
- dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy ( nie dotyczy anonimów)
- datę i miejsce sporządzenia;
- opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości;
- wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości;
- wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości;
- wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.
- Zgłoszenie może być również dokonane do organu publicznego lub organu centralnego
z pominięciem przewidzianej procedury zgłoszeń wewnętrznych, w szczególności w razie braku reakcji na dokonane zgłoszenie kanałem wewnętrznym. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem ścieżki określonej w procedurze zgłoszeń wewnętrznych nie skutkuje pozbawieniem zgłaszającego ochrony przewidzianej w przepisach powszechnie obowiązujących. Organem centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich. Organem publicznym przyjmującym zgłoszenia w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów jest Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Organami publicznymi są także inne organy przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działań tych organów.
KLAUZULA INFORMACYJNA
Dla osób składających zgłoszenie o naruszeniu prawa
Informujemy, że w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych RODO) oraz ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781), Administratorem danych osobowych, w którym przetwarzane są/ będą Pani/ Pana dane osobowe jest Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej „PEC” Sp. z o. o w Kwidzynie, zwany dalej „Administratorem”.
- Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej „PEC” Sp. z o. o w Kwidzynie, Słoneczna 1, 82-500 Kwidzyn, lub email: pec@peckwidzyn.pl
- Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: Słoneczna 1, 82-500 Kwidzyn, lub email: iod@peckwidzyn.pl
- Pani/Pana dane będą przetwarzane wyłącznie w celu rozpatrzenia złożonego przez Panią/Pana zgłoszenia naruszenia prawa w Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej „PEC” Sp. z o. o w Kwidzynie, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO oraz Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady Europy nr 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii
( Dz.U.UE.L.2019.305.17 z dnia 2019.11.26). - Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w ściśle określonym, minimalnym zakresie niezbędnym do realizacji zadań, o których mowa w punkcie 3.
- Podanie przez Panią/Pana niezbędnych danych osobowych jest dobrowolne. Niepodanie ich będzie skutkowało niemożnością informacji o przebiegu rozpatrzenia zgłoszenia.
- Dane osobowe Pani/Pana mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które uprawnione są do ich otrzymywania przepisami prawa. Ponadto mogą być ujawnione podmiotom, z którymi Administrator zawarł umowę na powierzenie przetwarzania danych osobowych (np. świadczenie usług serwisowych dla systemów informatycznych).
- Administrator w ramach prowadzonych spraw nie przekazuje Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego, czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy.
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 niezbędny do realizacji celu określonego w punkcie 3.
- W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo do żądania:
1) dostępu do Pani/Pana danych osobowych,
2) sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
3) ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
4) usunięcia Pani/Pana danych osobowych, jeżeli przepisy prawa na to pozwalają,
5) do ich przenoszenia, jeżeli przepisy prawa na to pozwalają i gdy jest to technicznie możliwe,
6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, jeżeli przepisy prawa na to pozwalają,
- Z powyższych uprawnień można skorzystać w siedzibie Administratora, lub drogą elektroniczną pisząc na adres Administratora na adres pec@peckwidzyn.pl lub iod@peckwidzyn.pl.
- W przypadku uznania, że Administrator naruszył przepisy prawa w zakresie przetwarzania danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Organem właściwym dla ww. skargi jest: Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2 00-193 Warszawa
- Pani/Pana dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji oraz nie będą podlegać profilowaniu.
- Ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.